Se usate Whatsapp e fate un lavoro che vi mette in relazione con altre persone, probabilmente sarete finiti anche voi a utilizzare l’app di messaggistica per lavoro. Ma vi siete mai chiesti se è proprio lo strumento corretto e se ci sono alternative più adatte?
Oggi parliamo quindi di quando Whatsapp diventa anche uno strumento di lavoro. Ovvero nella quasi totalità dei casi in cui per lavoro ci si debba rapportare con colleghi, clienti o fornitori. Whatsapp è diventata l’app di messaggistica per antonomasia, uno standard de facto potremmo dire, anche e soprattutto perché ha saputo unire due mondi distanti come Android e iOS (che lo ricordo, è il sistema operativo di iPhone), permettendo ai due sistemi operativi di avere tutte le funzionalità di messaggistica avanzate, senza esser costretti a scrivere solo alla cerchia di conoscenti con lo stesso sistema operativo sullo smartphone.
È inutile negarlo, la fortuna di Whatsapp sono stati anche e soprattutto i gruppi. Oggi ne parliamo male, li odiamo, li silenziamo e li viviamo con frustrazione. Per non parlare poi dei temutissimi gruppi dei genitori (o delle mamme) della scuola. In fondo, però, i gruppi sono una gran cosa, perché permettono facilmente di comunicare con più di due persone, tenendo informati tutti su tutto quello che succede.
Ecco perché, da lì a poco, Whatsapp è diventato anche uno strumento di lavoro. Troppo comodo creare il gruppo, faccio un esempio, del “Team Supporto post vendita” tramite Whatsapp e iniziare da subito a condividere le informazioni in modo totalmente gratuito e senza dover configurare alcunché. Whatsapp, nel 99% dei casi (non è un dato statistico), è già sul telefono di tutte le persone coinvolte. Aggiungiamoci che, gioie e dolori, difficilmente un collega o un dipendente ci dirà di no, perché in fondo Whatsapp lo usa anche per la sua vita privata, cosa gli costa rispondere a qualche messaggio che riguarda anche il lavoro?
Ok, Whatsapp è comodo, è già sul 99% degli smartphone e permette di conversare e scambiarsi immagini e documenti velocemente anche nei gruppi. Bellissimo. Ma avete mai provato a domandarvi se è veramente lo strumento giusto e se lo state utilizzando bene?
I lati negativi di Whatsapp usato per lavoro
Finora ci siamo detti quanto è bello, comodo e veloce utilizzare Whatsapp per lavoro. Cominciamo ora a sondarne invece gli aspetti meno positivi. Cominciamo dal dire che, per tutti quelli che lavorano con le immagini, Whatsapp è davvero uno condanna. Whatsapp infatti ha da sempre il cattivo vizio di comprimere e ridimensionare le immagini in maniera davvero violenta. E poco importa se da un anno a questa parte hanno aggiunto l’opzione per inviarle a qualità “migliore” o “massima”. Si tratta di modificare un’opzione che, se uno non si è posto il problema di mandare un logo tramite WhatsApp, di certo non andrà a cercare. E in ogni caso, anche alla massima qualità consentita, se dovete inviare un file che andrà poi mandato in stampa, non è proprio il caso di usare l’app di messaggistica.
Lo stesso dicasi per i documenti: ora si possono inviare con facilità e anche ricercare, d’accordo, ma da qui a considerarlo un’alternativa a strumenti di collaborazione come Slack o Teams – ne parleremo dopo – ce ne passa.
Il problema è sempre lo stesso: col passare del tempo, ma a me personalmente basta qualche ora, le chat vengono superate da quelle nuove e la notifica di un’ora prima finisce inesorabilmente fuori dall’aera visibile dello smartphone. Chi rivedrà mai più quella notifica? E se anche fosse, il documento che mi avevano mandato è stato anch’esso dimenticato sotto altre centinaia di messaggi, hai voglia a cercarlo! E se poi volessi modificare il file e rimandarlo? Attaccarci delle etichette per distinguere una revisione dall’altra? Insomma, è chiaro che Whatsapp non può sostituire la cara e vecchia email. Che però proprio non riesce a stare simpatica tanto quanto la nuvoletta verde. Fate una prova: provate a chiedere a vostro suocero, a vostro zio o a vostro nonno se potete mandargli un documento via email. Qualche mese fa poteva essere il greenpass, ve lo ricordate? Dopo aver osservato per qualche minuto lo sguardo perso nel vuoto, aggiungete “oppure posso mandartelo con Whatsapp!”. E allora vedrete il volto illuminarsi. Si, perché anche la facilità d’uso e l’interfaccia fanno la loro parte, c’è poco da fare. E poi su Whatsapp ci sono le catene di buongiornisssimo caffè, non c’è proprio storia con l’email.
Ok, avrà dei limiti, ma è troppo comodo. Come faccio a usarlo per lavoro?
Una volta presa coscienza del fatto che sì, Whatsapp ha dei grossi limiti se usato per lavoro, ma è troppo comodo e facile da usare, il passaggio successivo è chiedersi se non c’è un sistema per migliorarlo sotto il profilo business. Guarda caso, esiste proprio una versione di Whatsapp che si chiama Whatsapp Business. Cosa permette di fare?
Chiariamo subito che non è quello che state pensando: non è la versione di Whatsapp per chi lo vorrebbe usare per lavoro. O meglio, non per tutti. Whatsapp Business è dedicato a chi gestisce un’attività locale, come un negozio, un ristorante o la bottega di un artigiano. Permette infatti di usare tutta una serie di funzioni aggiuntive come le risposte automatiche, la possibilità di creare un catalogo prodotti dentro whatsapp, assegnare delle etichette alle conversazioni e altro. Quindi è perfetto perché chi ha un’attività locale: può interfacciassi con i clienti in modo molto veloce e facilitare il lavoro dando una serie di informazioni automatiche. Pensate a una pizzeria che lo usa per aggiornare il menù delle pizze in automatico e per prendere le prenotazioni.
Personalmente ho provato a utilizzare questa versione per lavoro, ma oltre le risposte automatiche e le etichette non sono andato. Quindi non mi ha cambiato la vita, ma è comunque un piccolo passo in avanti. Per completezza di informazione non posso non dirvi anche che Whatsapp mette a disposizione le API, ovvero delle interfacce di programmazione che permettono ai sistemi aziendali, parliamo infatti di un contesto Enterprise, di interfacciarsi con Whatsapp per inviare una serie di informazioni automatiche ai propri clienti. Pensate per esempio a un corriere che invia al cliente in automatico il codice di tracciamento di un pacco. Di certo non avrete pensato che dietro ogni messaggio c’è un omino con lo smartphone in mano.
Così come non posso tacervi il fatto che l’integrazione col mondo di Facebook e Instagram è sempre più stretta (ovviamente do per scontato che tutti sappiate che Facebook, Instagram e Whatsapp appartengono tutti allo stesso proprietario, che poi è una società di nome Meta). Whatsapp può essere utilizzato già oggi in una campagna pubblicitaria di Facebook/Messenger, ma allo stesso tempo si può integrare il catalogo di prodotti di Facebook con Whatsapp Business. Insomma, prima o poi Meta comincerà ad avere un ritorno dall’investimento fatto sull’app di messaggistica proprio grazie a questa integrazione.
Esistono sistemi di messaggistica alternativi a Whatsapp per lavoro?
Ok, torniamo però al cuore della discussione: Whatsapp è adatto a essere usato per lavoro o no? Da quello che abbiamo detto fino ad ora, è chiaro che Whatsapp è uno strumento di comunicazione eccezionale, soprattutto se gestiamo attività locali. Negozi, ristoranti, Hotel, B&B, servizi alla persona, assistenza a privati, artigiani. Tutte queste categorie possono utilizzare Whatsapp, ancora meglio la sua declinazione business, in modo veramente proficuo.
E se faccio il consulente, ho un ufficio di servizi o un’agenzia di marketing? Beh, do per scontato che chi appartiene a queste categorie abbia un po’ più di familiarità con gli strumenti informatici per poter valutare delle alternative più adatte. L’Email, lo dicevamo prima, è già molto meglio perché permette di allegare file che non vengono toccati, ma anche di formattare un testo in modo molto preciso. Non solo, quasi tutti i sistemi di posta supportano ormai funzionalità aggiuntive, come l’organizzazione in thread, una ricerca particolarmente potente, i tag, le raccolte, le cartelle e via dicendo.
Trovate l’email un po’ troppo confusionaria o antiquata? Allora sicuramente apprezzerete i già citati Slack o Teams, che permettono di creare dei gruppi (o team di lavoro), all’interno del quale si possono condividere documenti relativi a un argomento specifico che rimangono sempre facilmente consultabili. Si può parlare con membri precisi di un team in una stanza privata, magari dedicata a un progetto, rispondere a un messaggio preciso creando un sotto thread senza dare fastidio ai commenti delle altre persone che partecipano alla conversazione. Insomma, sono strumenti integrati che usando anche la messaggistica per poter facilitare il lavoro di chi ha bisogno di lavorare in team e di scambiarsi commenti e documenti.
Come sempre, gli strumenti diventano inutili quando vengono forzati a fare qualcosa che non è quello per cui sono stati pensati. Sarebbe come pensare di fare 700 chilometri per andare in vacanza con la famiglia su un’auto da pista. Di suo non ha niente di male, forse l’errore l’ha fatto chi l’ha preferita a una comoda station wagon.
Lascio per ultima una questione molto importante, ma che non tratterò perché ritengo che ad oggi non ci siano gli elementi sufficienti a dare un parere sensato, ovvero la privacy. Abbiamo scoperto infatti nell’episodio precedente che l’Europa prende molto seriamente i dati personali che vengono mandati negli Stati Uniti, e Whatsapp ha sicuramente i server residenti negli Stati Uniti. Su quei server, di dati personali, ne passano a camionate. Allora anche Whatsapp è illegale? Beh, in teoria le chat sono crittografate end-to-end, significa che le chiavi per decrittare i messaggi, in teoria, sono solo sui dispositivi che si scambiano messaggi. In teoria. E poi abbiamo scoperto proprio oggi, giorno in cui registro, che la presidente della BCE Christine Lagarde ha smarcato un tentativo di phishing via Whatsapp non fidandosi di un messaggio inviatole apparentemente da una presunta Angela Merkel. Se anche loro usano Whatsapp, potremmo dire legittimamente che non è uno strumento illegale.
Nonostante ciò, è un’altra cosa da valutare. Sappiamo già che c’è un’alternativa più sensibile alla privacy, ovvero l’app Signal, utilizzata persino da Edward Snowden. Certamente meno diffusa e completa rispetto a Whatsapp e Telegram, ma molto più rassicurante sul fronte del rispetto della privacy.